| 網站內容管理的重要性 |
隨著電子商務網站的擴張，要維持大量內容的新鮮感與吸引力，不僅需要大量的人力投入，也增加了整個維護過程的時間與複雜度。以筆者服務單位維護的網際網路商業應用網站（www.ec.org.tw）為例，平常就有2∼3名的工程師同時在進行維護，已有不少的問題，去年更為了增加功能項目而修改網站架構，以減輕長期維護的複雜度，就花費了1∼2月的時間才完成，但對顧客而言，是感受不到網頁的內容有任何特別的更新。這種維護的問題對於大型的商業網站，將更為明顯，因其擁有大量的網頁內容，為了快速更新，大都採取人海戰術來解決，但人數的增加也導致維護上的複雜；另外對於中小型的網站而言、也隨著網頁增加，逐漸面臨相同的窘困，這也就是網站經營的無形成本。
雖然良好的維護仍不足以稱為好的網站，但暫且不以從顧客觀點設計網站的高層次論點出發，更新的速度、內容的一致性、高品質的內容等，都是大家對好的網站的基本共識。但過去在落實的層面，卻因缺乏完善的管理方式而無法順利達成，或因而增加極高的成本，其中包括了缺乏良好的合作方式、適當的輔助工具、有效率的管理程序等因素。故網站經營者期望有一套管理的工具或方法，以維護優質的網站。
為了解決網站內容建構與維護的種種問題，網站發展工具平台也由單純的交易平台趨於更完善的維護工具，即所謂的內容管理系統工具與軟體的出現。內容管理具體而言，是強化與效率化提供給顧客瀏覽畫面的所有管理過程，這包括了畫面和程式的設計、撰寫、編輯、預覽、核准、轉換、儲存、測試、上線以及維護等所有的過程。與一般程式設計的不同在於，其更著重在後續的內容維護、監控、置換、更新以及封存等頻繁的重點工作上，現今有些強大的管理工具，甚至包含了報表分析的功能。
整個網站內容維護過程與內容管理的角色定位，如同內容管理領導廠商 Interwoven 公司，在網站上的產品簡報所展示的（見圖1）。內容維護由內容的輸入（Content Entry）開始，一般的網站內容就技術而言，主要是由檔案、資料庫以及程式碼三種形態所組成，其中檔案最為複雜，包括 HTML、圖形（Gif、JPEG…）、Office 檔案（doc、ppt、xls…），當然現今甚至有如 Real player 的串流檔（Stream Media、au…）等，接著網站維護者則運用這些內容，進行內容的編輯與管理，即所謂內容管理的過程，最後更新到多個對外的網站（Content Delivery）。 |
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| 內容管理系統的功能 |
細部就內容管理系統的功能來說，基本上本身必須是一個整合的發展環境、支援多種內容格式、允許多人同時編輯，而且要適用於各種平台。在功能上則具有視覺化的編輯工具、版本控制、流程控管、自動部署等四大功能。除此之外，先進的管理工具還包括內容分類、樣版功能、報表工具等功能，甚至有些軟體本身均是以 XML 架構發展，以保証與任何型態的格式相容。以下就四項功能加以說明：
1、視覺化的編輯工具：現行普遍的網頁編輯就已經具備了網站結構預覽，以及所見即所得（WYSWYG）的編輯能力，如 Microsoft 的 FrontPage 等工具軟體。新一代的內容管理工具不僅強化了原有的功能，整個發展環境之下，並可針對網頁的畫面進一步分割為數個區域以及內容格式進行編輯，如左邊功能區、上面廣告區，甚至圖文分開處理。
如此編輯者面對的不再是程式，以及 HTML 的語法的配置，而是就瀏覽者的觀點如何呈現各項內容，編輯也是直接針對各內容元件，如首頁的廣告，某重點新聞的文件，直接在預覽畫面上進行元件的修改。除了在編輯方式上大幅進展外，針對中斷鏈結（Break Link）或者無效鏈結（Dead Link）的自動檢核也成了基本的功能。
2、版本控制：版本控制一直是網站維護的頭痛問題，網頁時常要進行維護與修改，尤其是同時有多人參與的時候更為複雜，時常不知是何時被誰及修改了什麼，特別是想要恢復成過去的某些情況時更為困難。現行許多網站的做法不外乎增加備份的頻率與數量，以及在修改某網頁時，先行複製並標示修改日期，但依然無從得知主要的維護原因及在網頁內修改了那一部份。版本控制要以傳統程式設計所使用的工具最為優良，如 Microsoft 力推的 Visual SourceSaft 軟體，可隨時叫回任何同一時間內（即同一版本）的所有檔案，必免一次修改了數個檔案，而無法恢復啟始階段。內容管理工具將相關的功能整合在編輯工具中，不僅在編輯過程中做到版本控制與管理，也可以針對不同類型的元件或檔案進行分類管理，以達到元件或內容一致性與再利用的特性。
3、流程控管：網頁內容的審核與批准是一項維護的重要過程，但也是最沒有加值的一部份。有品質的網頁內容一定會經過此一程序，主要審查內容本身以及用字的正確性，有時還包括版權的問題。但問題是此過程缺乏效率化，以筆者服務單位維護的網際網路商業應用網站為例，過去即採取紙本方式進行審查，除修改者必須填申請單，經由團隊經理簽核，才轉交網站維護者，但維護者會再依據網頁實際編輯之需要，再和修改提出者進行溝通，因此非常缺乏時效性。
最好的流程控管當屬以前 Workflow 系列軟體，如 Lotus Notes，但在網頁內容管理上則沒有如此高度彈性的需要，重要的是在具有可主動送呈簽核，與簽核後上線的能力，並可針對元件為基礎式的管理。另外還要支援展示伺服器（Staging Server）的上線方式，即編輯完的網頁先在內部的展示伺服器上展示，由主管簽核後，直接上線到對外主機，如此主管可依實際呈現的網頁來進行簽核。
4、自動部署：部署功能對於規模逐漸擴大以及大型網站特別重要，如何在編輯完網頁後，自動同步更新對外多個網站，確實是一大難題。現行作法大都採取人工 FTP，以及資料庫上載的方式，一台台處理。新一代內容管理工具，可先在展示伺服器（Staging Server）展示確認後，自動以及定時更新外部多台伺服器主機，而且可以做到定時備份的功能，更大、較優良的管理工具甚至直接支援包括 WAP、XML 等不同型式的伺服器，均無須管理者的介入即可完成同步的作業。 |
| 內容管理的市場發展 |
在實際市場的產品方面，要以 Interwoven 公司的 TeamSite 5.0 以及 RedDot（原 InfoOffice ）公司的 Professional 4.0 為頂級的旗艦產品。就 RedDot 的 Professional 4.0 來說，本身系統已經完全 Web 化，編輯者與管理者均無需在使用端（Client）安裝任何軟體，即可透過瀏覽器來進行管理。對於編輯者來說，還把層次拉高到專案管理的角度，具有專案管理的功能可分階段與工作項目來完成整個網站建置作業。
在版本控制方面，每次的改變均會儲存為獨立的網頁，並保存修改的歷史記錄包括修改的時間、修改者等資訊，並如同先前所提的可隨時叫回原先的版本。在流程控管的功能除了可提供完成時的審核作業，也結合了專案管理，可在同一網頁內不同的鏈結訂定不同的時程與負責人，自動以 E-mail 及直接連結至工作頁的方式來進行控管，稱為「Content-Sensitive」式流程控管。除此之外，Professional 4.0 還具有編輯者權限分層管理、多語言轉換以及支援多格式樣本功能（包括 XML、WML等格式）。其編輯與管理畫面如圖2及圖3所示。 |
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| 下一次的網站內容革命 |
除了上述兩家為完整產品提供者外，個人化網頁的知識管理平台如 Broadvision、Vignitte，以及網站應用程式平台（Web Application Server）如 IBM Websphare、BEA Weblogic、Silverstream 等都有相關的功能，雖然定位完全不同，但也不失是一個不錯的內容管理工具。再者軟體龍頭 Microsoft 公司的網站相關系列工具發展也是值得注意，雖然至今 Microsoft 仍無一套完整內容管理軟體，但全套結合在一起，加上平台的優勢將發揮很大的成效。這些工具包括了FrontPage、InterDev、Commerce Server（原Site Server）、Visual SourceSafe、Access Workflow Designer for SQL Server 以及 Application Center。
另外傳統的文件管理以及系統發展工具廠商也正積極投入此一市場，文件管理廠商正不斷增加 Web 的功能，這些系統具有強大的流程控管、協同合作、版本控制等功能將是一大優勢。而系統發展工具則具有整合式版本控制、網頁編輯、樣本、自動部署等功能上的優勢。
總結來說，回到實際層面的落實，該如何選擇與引進內容管理相關軟體？事實上完整的內容管理軟體都是相當昂貴的，起價都是上百萬不等，只有大型的網站有這樣的需要以及用得起，但針對其他網站經營者則可參考前述的相關功能，依照各自的需求迫切性，去選擇單一功能的產品，或者分別組合成完整的產品，是一相當好的方式。
另外要注意的是好的和有品質的網站內容，關鍵不在於引進了什麼了不起的管理軟體，完善的管理方式、網站的內容的本身價值、更新速度等才是重點，也只有擁有豐富有品質的內容才會展現網站價值而導致獲利。最後就網站內容本身來說，下一波則會演變到所謂的知識管理以及社群經營等方面，與個人化的發展相輔相成，將引導下一次的網站革命。 |
